CIUDAD DE MÉXICO.- El nuevo esquema de trabajo híbrido que actualmente tienen un gran número de organizaciones, plantea nuevos escenarios, desde habilitar un espacio en el hogar para laborar, reconfigurar las oficinas, hasta la adquisición de diferentes habilidades.
Animar a un equipo a experimentar con distintas formas de trabajar es todo un desafío. Requiere un conocimiento de lo que se debe cambiar y también de los posibles enfoques alternativos. Pero eso no es todo, también es necesario contar con habilidades cruciales para un lugar de trabajo virtual.
1. Organización
Mantenerse enfocado mientras se trabaja de forma virtual es un reto para cualquier miembro de la empresa. Organizarse y establecer un nuevo ritmo de trabajo, sin distracciones es fundamental para cumplir tiempos de entrega, estar conectado con otros miembros del equipo y no perder de vista los objetivos. Las reuniones cortas y las que son periódicas resultan eficaces.
Existen herramientas y aplicaciones que permiten organizar los proyectos, alarmas que indican las fechas límites de plazos de entrega y calendarios que ayudan a enfocarse. Disponer del tiempo necesario para cumplir con el trabajo y también estar en casa es una cuestión de organización. Esto incluye evitar distractores innecesarios como encender la televisión o atender asuntos del hogar que se pueden resolver en otro momento.
2. Comunicación
Todo líder de equipo o proyecto debe estar pendiente de que la comunicación sea eficiente y eficaz. Debe saber comunicarse de forma corecta, escuchar activamente al equipo, trabajar en grupo y manejar el estrés, el tiempo y los conflictos. Será necesario que observe cómo se desarrolla esta habilidad entre los miembros del equipo y favorecerla creando el ambiente adecuado para evitar o disminuir los malos entendidos.
También es importante abrir la puerta a tener conversaciones honestas en términos de que funciona y que no, así como sugencias de como mejorar las dinámica entre equipos. Esto se complementa con la búsqueda capacitación relacionada con técnicas de escucha, generación de confianza e inteligencia emocional en general.
3. Adquirir herramientas y recursos como Disciplined Agile®
El trabajo remoto requiere orientación sobre la dirección del cambio Lean, es decir, el líder de proyecto necesita aprender cómo negociar con el equipo sobre las nuevas formas de trabajar y la resistencia de las personas al cambio, para ofrecerles opciones viables.
Para adquirirlas se puede recurrir a herramientas como Disciplined Agile® (DA) de Project Management Institute (PMI), la asociación líder a nivel mundial en dirección de proyectos. Éste es un kit de herramientas que cataloga diferentes formas de trabajar. Enseña cuáles son, explica cuáles son probable que funcionen mejor en diferentes situaciones y ofrece orientación sobre cómo implementarlas.
4. Flexibilidad y mente abierta
Adoptar una mentalidad flexible y aprender a adaptarse más rápidamente a las nuevas realidades es una habilidad crítica para el trabajo virtual. Ahora es necesario establecer nuevos procesos, técnicas y herramientas para entornos de trabajo remoto y liderazgo virtual por lo que mantenerse abierto a ello y flexible será de gran ayuda.
Trabajar en las habilidades impulsoras (soft skills) como comunicación y colaboración es crucial cuando no hay una presencia física. La disposición de aprender y adaptarse al cambio es una herramienta valiosa pues será necesario entender el uso de aplicaciones nuevas para mejorar el flujo de trabajo.
5. Capacitación
Los cambios constantes requieren de una actitud abierta a la capacitación continua. Plantear a los directivos de la organización la necesidad de que los miembros del equipo adquieran nuevos conocimientos para el esquema virtual y hacer de ello una realidad puede mantener a los colaboradores motivados y los objetivos en marcha.
Las oportunidades de desarrollo y crecimiento son consideradas como un valor añadido que ofrece la organización y tienen un efecto positivo en el talento laboral.
El trabajo virtual ofrece grandes ventajas que han sido probadas durante estos últimos años de aprendizaje a nivel mundial. Ahora es el momento de adquirir aquellas habilidades que son valoradas y apreciadas en este nuevo entorno. Sin duda será un reto, pero también conlleva beneficios a quienes se encuentran bajo este esquema que llegó para quedarse.
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